Pengantar Administrasi Perkantoran

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.    Paradigma dan filosofi administrasi perkantoran

A.  Pengertian Administrasi

Untuk dapat memberikan pemahaman tentang pengertian administrasi, tidak lepas dari asal usul kata administrasi itu sendiri sebagaimana bahasan sebelumnya, yakni “kegiatan tata usaha kantor” dan “ melayani” Menurut

Prof. Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakan administrasi dalam 2 pengertian, yaitu :

1.    Administrasi Dalam Pengertian Sempit

Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya.

2.    Administrasi Dalam Pengertian Luas

Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu :

a.    Proses

Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses pengawasan sampai dengan pencapaian tujuan. Untuk mencapai suatu tujuan orang harus memikirkan dahulu apa yang akan dicapai dan bagaimana cara mencapainya serta sarana dan prasana apa yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut serta kemampuan seseorang untuk menjalankannya. Sebagai contoh

1.    Seseorang akan bepergian dari Jakarta ke Jayapura, maka orang tersebut sudah punya tujuan mengapa dia ke Jayapura, kemudian bagaimana caranya ?,

2.    Apakah menggunakan kapal laut atau pesawat udara, lalu tersediakah biaya untuk itu dan yang tidak kalah penting adalah mampukah orang itu untuk mengadakan perjalanan sejauh itu ?

b.   Fungsi atau Tugas

Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai “administrator” ( memegang jabatan dalam manajemen suatu organisasi). Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu ada orang-orang yang menjalankan administrasi, misalnya :

1.Orang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin);

2.Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana);

3.Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas);

4.Orang-orang yang mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya.

1. Kepranataan (Institusi)

Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan dalam suatu lembaga melakukan aktivitas tertentu, misalnya: Lembaga perbankan, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu; Kantor Pos, maka ada ora g-orang yang melakukan kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan lain lain); kantor pajak, kantor kepolisian, kantor departemen –departemen, non departemen dan lain sebagainya. Dari uraian

di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi mempunyai pengertian:”Aktivitas-aktivitas untuk mencapai tujuan” atau “proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan”.

The Ling Gie

Administrasi adalah “ Segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan.

Sutarto

Administrasi adalah “ Suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap tindakan /kegiatan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan.

Sondang P Siagian

Administrasi adalah “ Proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan.

Leonard D. White

Dalam bukunya “Introduction to The Study of Public Administration”, Leonard D. White mendefinisikan  “ Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua kelompok Negara  swasta, sipil atau militer, usha besar maupun usaha kecil”.

William H. Newman

“Dalam bukunya “ Administrative Action” William H. Newman mendefinisikan : “Administrasi sebagai pedoman/petunjuk, kepemimpinan dan pengawasan dari usaha-usha sekelompok orang untuk

mencapai tujuan bersama”.

Dwight Waldo

Dwight Waldo mendefiniskan : “Administrasi adalah bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi”.’

George R. Terry

“Administrasi adalah upaya mencapai tujuan yang ditetapkan dengan mempergunakan orang lain”.

Robert D. Calkins

“Administrasi adalah kombinasi antara pengambilan keputusan dengan pelaksanaan dari keputuan

tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.

B.       Pengertian Kantoar

Seperti yang disebutkan di muka bahwa kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi. Lebih lanjut lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengelolaan data dan keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen. Apabila memperhatikan definisi-definisi di atas pengertian kantor ditinjau dari dua segi, yaitu:

1. Dari segi fisik

Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung  yang bersifat statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat (records keeping) dan pengurus informasi (information handling).

2.  Dari segi aktivitas

 Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin adanya pembagian pekerjaan di antara mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tersebut.

C. Ciri-Ciri Kantor

1. Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan.

2. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan sistem manajemen, metode kerja, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.

D. Unsur-Unsur Kantor

1. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung

2.  Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabotperabot kantor.3. Personil, yaitu semua orangyang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari pesuruh sampai pimpinan.

E. PENGERTIAN  ADMINISTRASI KANTOR

Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran (Office Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

F. RUANG LINGKUP  ADMINISTRASI KANTOR

1. Aktivitas Kantor

Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing- masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi fungsi seorang manajer kantor. Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan.

a.  Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang:

1) Perencanaan gedung, yang meliputi: letak gedung dan bentuk gedung

2) Tata suara

3) Tata warna

4) Tata ruang kantor

5) Ventilasi

6) Penerangan/cahaya

7) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

8) Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor

9) Anggaran (Budgeting) perkantoran

b.  Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb.

c. Pengawasan Perkantoran

Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

1) Kualitas pekerjaan kantor

2) Waktu pekerjaan kantor

3) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.

4) Biaya perkantoran

5) Alat perlengkapan dan perabotan kantor

6) Pelayanan kantor

7) Pengawasan dokumentasi.

2. Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud di sini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu:

a.        Lokasi

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:

1) Faktor lingkungan tetangga.

2) Faktor dekat.

3) Faktor harga.

4) Faktor dekat labour market.

5) Faktor jalan keluar masuk pegawai.

6) Faktor keamanan.

b. Gedung

1) Dapat memberikan fasilitas.

2) Menjamin kesehatan

3) Berkesan yang baik.

4) Fleksibel.

5) Keseimbangan biaya keuntungan.

c. Peralatan

Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:

1) . Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.

2). Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior

Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.

e.  Mesin-mesin Kantor

Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

Ruang perkantoran (Office Space) Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :

Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan; Pemeliharaan.

1.    Komunikasi (Communication)

Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Telepon; Susunan kabel; Sistem telepon antar kantor; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.

2.    Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian; Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Keterlambatan; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang; Semangat kerjasama dan Disiplin.

3.    Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.

5.  Peralatan dan Mesin  (Appliances and Machines)

Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.

6.  Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan  Barang.

7.  Metode

Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran; Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin.

8.  Warkat (Records)

Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat- menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools); Metode pelaporan; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja; Latihan pemindahan tugas; dan Analisis tugas pekerjaan.

G. Tujuan Manajemen Perkantoran

Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah tercapainya tujuan secara efisien. Yang dimaksud efisien disini adalah memenuhi persyaratan baik ditinjau dari segi ekonomis, teknis, dan psikologis. Ekonomis bukan berarti murah dari segi biaya, tetapi pantas dan sesuai. Misalnya kita pergi memancing ikan dengan tujuan mendapatkan ikan kakap. Agar biaya murah kita gunakan cacing untuk umpan (bahkan tanpa biaya). Hal hasil tujuan mendapatkan ikan kakap tidak pernah tercapai, bahkan kita sudah rugi waktu dan tenaga. Teknis. Dalam arti berdaya guna atau bermanfaat. Psikologis. Dalam arti terdapat kepuasan. Tujuan dapat dicapai, tetapi apabila dalam mencapai tujuan itu tidak sesuai denga perencanaan. Dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosanpemborosan, maka hal tersebut perlu dihindari untuk mencetak hal-hal seperti di atas, maka sumber-sumber daya (resources) yang akan dimanfaatkan. Dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi- fungsi manajemen. Sumber-sumber daya dimaksud terdiri dari manusia, uang, mesin-mesin, material, metode, dan pasar. Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan manajemen perkantoran antara lain:

1. Berikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan. Tugas organisasi secara efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai .
3. Membantu organisasi/perusahaan, memelihara serta memenuhi kebutuhannya.
4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.
5. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat dipertanggung jawabkan.

SOAL SOAL

1.      Jelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran !

2.      Jelaskan pengertian kantor  menurut para ahli!

3.      Jelaskan pengertian administrasi perkantoran!

4.      Jelaskan ruang lingkup administrasi perkantoran !

5.      Jelaskan tujuan administrasi perkantoran !

Isi Tabel Berikut dengan benar!

No.

Ruang perkantoran (Office Space)

Tugas yang dilakukan

1.

2.

3.

4.

5.

2.  Karatreristik Administrasi Perkantoran

1. Bersifat Pelayanan

Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.

G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satua organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan trsebut.

 2. Merembes Segenap Bagian Organisasi

Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan operatif.

3. Dilakukan Semua Pihak

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut.

Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak  masuk atau yang lembur  tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

3. Azas-azas administrasi perkantoran

      

Prinsip Manajemen adalah suatu dasar/ azas bagaimana manajemen itu dilakukan agar  mendapatkan hasil yang maksimal, sehingga sesuai dengan kondisi yang diharapkan.

Frederick Winslow Taylor (Prinsip Manajemen Ilmiah) 1856 – 1915

1. Pengembangan metode-metode ilmiah dalam manajemen, agar, dapat ditentukan metode yang paling tepat/ terbaik untuk pelaksanaan setiap pekerjaan dapat ditentukan

2. Seleksi ilmiah untuk karyawan, agar setiap karyawan dapat diberikan tanggung      jawab atas sesuatu tugas sesuai dengan kemampuannya

3. Pendidikan dan pengembangan ilmiah para karyawan

4. Kerjasama yang baik antara manajemen dan tenaga keerja.

James D. Mooney

1. Prinsip Koordinasi, meliputi: wewenang, saling melayani, doktrin (perumusan tujuan) dan disiplin

2. Prinsip Skalar, meliputi: kepemimpinan, delegasi dan fungsi

3. Prinsip Fungsional, yakni: fungsionalisme bermacam-macam tugas yang berbeda

4. Prinsip Staf, yakni: perbedaan yang jelas antara staf dan lin

Menurut Harrington Emmerson (1853 – 1931), untuk menyelesaikan masalah system industri perlu diterapkan 12 prinsip efisiensi:

1. Tujuan-tujuan dirumuskan dengan jelas

2. Kegiatan yang dilakukan masuk akal

3. Adanya staf yang cakap

4. Disiplin

5. Balas jasa yang adil

6. Laporan-laporan yang terpecaya, segera, akurat dan tetap

7. Pemberian perintah – perencanaan dan pengurutan kerja

8. Adanya standar-standar dan skedul-skedul – metode dan waktu setiap kegiatan

9. Kondisi yang distandarisasi

10.Operasi yang distandarisasi

11.Instruksi-instruksi praktis dan tertulis yang baku

12.Balas Jasa Efisiensi –rencana insentif

Prinsip Langkah Manajemen Science sebagai berikut:

1. Perumusan Masalah

2. Penyusunan suatu model matematis

3. Mendapatkan penyelesaian dari Model

4. Pengujian Model dan hasil yang didapatkan dari model

5. Penetapan pengawasan atas hasil-hasil

6. Pelaksanaan hasil dalam kegiatan – implementasi

4. Pekerjaan kantor

Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang ijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan aktu. Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

a)   Mengumpulkan / Menghimpun

Mengumpulkan/menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperluk

b). Mencatat

Yaitu kegiatan membukukan seperti dalam hal membukukan berbagai transaksi atau berbagai keterangan yang diperlukan dengan menggunakan alat tulis menulis

c). Mengolah

Yaitu mengerjakan atau memproses data atau keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

d). Menggandakan

Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan

e). Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi atau data dari satu pihak ke pihak lainnya dengan menggunakan berbagai cara dan alat

f). Menyimpan

Yaitu kegiatan menaruh di tempat tertentu dengan menggunakan berbagai cara dan alat dengan tujuan dapat di temukan kembali dengan cepat bilamana keterangan tersebut di butuhkan

Adapun pula pekerjaan kantor dikelompokan pad jenis pekerjaan sebagai berikut:

Pekerjaan Tulis Menulis

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk  tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirim surat yang jumlahnya tentu tergantung esar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak luar/masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi/hubungan lebih luas.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang eterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan Disimpan.

Apabila masingmasing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan kantor. Menurut Leffingwell dan EM Robinson, yang dikutip Drs. Soedaryono pekerjaan kantor dapat diperinci dalam kegiatan sebagai berikut:

1. Menerima pesanan-pesanan mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal.

2. Membuat rekening.

3. Menyimpan warkat.

4. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai.

5. Mengurus, membagi-bagi, mengirimkan dan menyurat pos.

6. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat (duplicating and addressing work).

7. Macam-macam pekerjaan seperti penelepon, menerima

tamu, pekerjaan pesuruh (meycelianecus, such as telephone, receiving visitors, messengerservice).

8. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.

9. Surat menyurat, mendikte, mengetik.

10. Membuat warkat, mencatat data yang diinginkan.

GR. Terry telah mengadakan penyelidikan pada perusahaanperusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya masing-masing kegiatan pekerjaan kantor. Hasil penyelidikan

menunjukkan bahwa waktu kerja itu mempergunakan tujuh macam kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan perbandingan waktu dalam presentase sebagai berikut:

1. Mengetik (typing)                                                               = 24,6%

2. Menghitung (calculating)                                                     = 19,5%

3. Memeriksa (checking)                                                         = 12,3%

4. Menyimpan warkat (filling)                                                 = 10,2%

5. menelpon (telephoning)                                                       =   8,8%

6. Menggandakan (duplicating)                                               =   6,4%

7. Mengirim surat (mailing)                                                     =   5,5%

8. Lain-lain                                                                              =  12,5%

Jumlah               = 100%

Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor menurut Leffing Well dan GR. Terry di atas, penullis menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh,sbb:

1. Pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi:

– Mengetik – Menyalin

– Menghitung – Memilah-milah (sortir)

– Memeriksa – Melekatkan

– Menstensil – Menandai

– Membubuhkan cap/stempel – Menyampul

– Menelepon – Membagi- bagi

2. Bahan baku

Bahan baku yang lazim digunakan dalam pekerjaan kantor adalah:

– Abjad/huruf – Tanda baca

– Angka – Tanda hitung, dan

– Garis – Tulisan

Soal Latihan

1. Uraikan  Karakteristik administrasi perkantoran menurut pendapat Mu sterlah menyimak presntasi uraian materi di atas!
2. Lakukan identifikasi Karakteristik administrasi perkantoran pada kantor  yang berada didaerah tempat tinggalmu!
3. Uraikan Azas-azas administrasi perkantoran dengan benar!
4. Jelaskan pekerjaan kantor yang terdapat pada kantor disekitar tempat tinggal Mu!
5. Jelaskan dibidang administrasi perkantoran pada kantor di daerah kantor tempat tinggal Mu

5. Jabatan di bidang adminsitrasi perkantoran

Pengertian Jabatan

JABATAN (JOB) ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.

Atas dasar hal tersebut maka ada beberapa jabatan dibidang administrasi perkantoran antara lain:

1.    Sekretaris

Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.

Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.

2. Klasifikasi Jabatan Sekretaris

Sekretaris merupakan jabatan profesi yang menuntut syarat-syarat pengetahuan dan kemauan  ekerja. Sekalipun sebutannya sama, masingmasing sekretaris mempunyai kedudukan, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Perbedaan tingkat kedudukan tergantung tempat dimana dalam organisasi seorang sekretaris bekerja dan bertugas. Seorang sekretaris perusahaan  edudukannya berbeda, jika dibandingkan dengan sekretaris lembaga sosial umpamanya. Dengan demikian syarat untuk menjadi sekretaris perusahaan sudah barang tentu berbeda dengan syarat untuk menjadi sekretaris lembaga pendidikan atau lembaga sosial. Sesuai dengan tingkat kedudukan wewenang serta besar kecilnya tanggung jawabnya dapat dibedakan menjadi dua kategori sekretaris yakni:

a. Sekretaris yang menjabat sekretaris pribadi.

Sekretaris yang menjabat sebagai kepala sekretariat berfungsi sebagai pemimpin, membawahi egawai-pegawai yang lain serta bertindak sebagai pimpinan dan melaksanakan kepemimpinan. Sekretaris yang bertindak sebagai kepala sekretariat merupakan salah satu anggota dalam organisasi, disamping masih ada juga kelompok pimpinan yang lain. Sebagai kepala tata usaha dalam arti seluas-luasnya bertindak sebagai pelayanan administrasi kepada seluruh organisasi. Sebutan lain bagi sekretaris yang menjabat kepala sekretariat adalah executive secretary (sekretaris yang berfungsi sebagai manajer).

Dalam perusahaan sekretaris yang berfungsi sebagai manajer dikenal dengan sebutan business secretary. Company secre tary sedangkan di lingkungan perhimpunan sering disebut sekretaris partai, sekretaris kementrian, sekretaris dirjen dan masih banyak contoh sekretaris yang menjabat sebagai manajer. Sebagai seorang manajer maka sekretaris yang menjabat kepala mempunyai wewenang dan tanggung jawab lebih luas, tidak hanya khusus menyelenggarakan tata usaha semata melayani pimpinan organisasi saja,namun juga mengelola rganisasi.

Untuk itu diperlukan mendalami tujuan organisasi dan azas-azas manajemen. Seorang sekretaris yang menjabat kepala sekretariat mempunyai wewenang dan tanggung jawab lebih luas, tidak hanya khusus menyelenggarakan ketatausahaan semata, malahan sering menjadi orang yang menentukan kebijaksanaan dan mengambil keputusan. Sekretaris pribadi bertugas memberi pelayanan kepada pimpinan. Sekretaris yang berfungsi demikian disebut sekretaris pribadi dan dalam bahasa inggris disebut private secretary. Seorang sekretaris pribadi tidak mempunyai anak buah,  berperan sebagai pembantu untuk meringankan tugas pimpinan, sehingga pimpinan benar-benar dapat memusatkan perhatiannya kepada masalah-masalah pokok guna keberhasilan tujuan oeganisasi.

Sekretaris pribadi merupakan staf ahli yang khusus mempunyai keahlian di bidangnya. Tugas pekerjaannya membantu pimpinan dalam memecahkan masalah yang berhubungan dengan keahliannya, memberi saran dan pendapat agar pimpinan dapat mengambil keputusan dengan bijaksana dalam memecahkan masalah. Sebagai contoh sekretaris pribadi dapat dijumpai dikalangan para pejabat yang karena bidang tugasnya demikian luas sehingga untuk menjangkau keseluruhannya diperlukan bermacam-macam keahlian. Untuk itulah diperlukan sekretaris yang ahli di bidangnya, sehingga pimpinan benar-benar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya berkat bantuan sekretaris yang ahli tersebut. Contoh kongkrit dari sekretaris pribadi antara lain adalah sekretaris pribadi menteri, sekretaris direktor, sekretaris bupati, sekretaris rektor di salah satu universitas yang mempunyai banyak fakultas. Sekretaris pribadi juga dapat berfungsi sebagai pembantu umum dari pimpinan organisasi. Sebagai pembantu umum berarti harus menangani halhal yang bersifat umum dan rutin yang sesuai dengan tugas pokok seorang pimpinan. Tugas pekerjaan yang tidak begitu penting dapat diserahkan kepada sekretaris pribadi. Perlu ditegaskan bahwa fungsi bantuan sekretaris-sekretaris itu, baik sekretaris mengepalai sekretaris maupun sekretaris pribadi yang bertugas memberi bantuan adalah mutlak diperlukan dalam menyelesaikan tugas pekerjaan agar berhasil sesuai dengan tujuan yang akan dicapai organisasi.  Apabila pimpinan hanya disibukkan dengan masalah-masalah kecil yang harus diselesaikan sendiri, akan banyak menyita waktu untuk tugas pekerjaan tersebut. Masalah tugas pimpinan adalah memikirkan dan mengarahkan agar tujuan pokok dari organisasi dapat dicapai. Hal-hal tersebut di atas menegaskan perlunya tugas bantuan yang dapat diselesaikan oleh sekretaris. Adapula sekretaris yang menjabat sebagai pegawai biasa dan mempunyai tugas pekerjaan tertentu seperti bidang pengetikan, steno, dikte, dalam bahasa Inggris sekretaris demikian dinamakan typist secretary, stenographer secretary, dan audio secretary.

Fungsi dari sekretaris dibidang pengetikan, steno, dan dikte adalah membantu seorang atau lebih anggota staf pejabat, di dalam organisasi maupun tata hubungan yang cepat dan tepat, baik di dalam organisasi maupun dengan masyarakat diluar organisasi. Tugasnya tidak hanya di bidang pengetikan, steno, maupun dikte saja, tetapi masih ada tugas tambahan sebagai layaknya seorang pegawai. Hanya mereka memang ahli bidangnya, yakni mengetik, steno, dan mengambil dikte baik langsung maupun mempergunakan mesin.

b. Tugas Sekretaris Sebagai Manajer

Dalam organisasi seorang sekretaris yang berfungsi manajer, non manajer, atau sekretaris yang bertindak sebagai pegawai mempunyai wewenang dan tanggung jawab masing-masing yang saling berbeda. Dalam tubuh organisasi ada pegawai yang bertindak sebagai pimpinan, pengawas, staf, pegawai biasa atau pelaksana. Sekretaris yang menjabat sebagai manajer menjabat kepala sekretariat. Kedudukannya dalam organisasi sebagai pimpinan. Sedangkan sekretaris pribadi merupakan staf. Typist secretary, stenographer secretary bertindak sebagai pegawai biasa atau pelaksana.Karena sekretaris merupakan orang yang tugas pekerjaannya berfungsi sebagai tenaga bantuan baik untuk seluruh organisasi maupun khusus pimpinan dan ada yang berfungsi sebagai pegawai biasa, maka sekretaris dapat menjabat baik dalam top organization, middle organization, atau lower organization. Dengan perkataan lain jabatan sekretaris dimungkinkan ada pada tingkat bawah sehingga tingkat atas. Uraian berikut akan memberikan gambaran lebih jelas tentang hubungan sekretaris dalam jenjang organisasi, sehingga akan tercermin bahwa tugas pekerjaan sekretaris sebagai tenaga bantuan cukup penting dalam ikut melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

3. Sekretaris Profesi Berdasarkan Tempat Kerja

Didalam kantor, ada banyak sekretaris yang berfungsi sebagai tenaga bantu pada pimpinan kantor, sekretaris macam ini adalah sekretaris profesi di tempat kerja.

a. Sekretaris Sebagai Pimpinan Kantor

Agar dapat memahami tugas pimpinan dalam organisasi guna memberi gambaran tugas sekretaris yang bertindak sebagai pimpinan, terlebih dahulu akan diuraikan sedikit tentang pokok-pokok pengertian organisasi dan struktur organisasi. Sesuai dengan sifat sosial dan ciri kepribadian  masing-masing manusia berhasrat mengelompok, mempertahankan kelangsungan hidup dengan memenuhi kebutuhan baik jasmani maupun rohani.

Kelompok manusia yang berusaha meraih tujuannya merupakan wahana menimbulkan hasrat saling membutuhkan, bantu membantu dan mau bekerja sama guna kelangsungan hidup. Sekelompok orang yang bekerja sama mempunyai tujuan yang  akan diperjuangkan itu belum mencerminkan unsur dari organisasi. Dalam bekerja sama antar manusia diperlukan sistem serta proses kerja sama yang serasi. Adapun unsur pokok dari organisasi adalah, sebagai berikut:

a. Adanya sekelompok orang

b. Adanya sistem dan proses kerja sama, dan

c. Adanya tujuan yang akan dicapai

Kelompok orang yang bekerja sama guna melaksanakan tugas pekerjaannya yang tujuannya sudah diatur sedemikian rupa sehingga masing-masing mempunyai tugas, kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab. Pengaturan itu akan mencerminkan suatu kerangka yang memberi petunjuk hubungan kerja sama. Kedudukan, besar kecil wewenang serta luas tanggung jawab masing-masing pegawai dalam organisasi. Kerangka yang menggambarkan keadaan tersebut dikenal dengan istilah struktur organisasi. Struktur organisasi lazimnya diatur dengan corak tertentu sesuai dengan jenis organisasi dan yang terkenal ada tiga, yaitu:

a. Organisasi Garis (Line Organization)

b. Organisasi Fungsi (Function Organization)

c. Organisasi Panitia (Committee Organization)

Setelah dipilih struktur organisasi yang cocok, maka organisasi tidak cukup hanya memiliki kerangka saja, masih diperlukan suatu tindakan atau proses pelaksanaan tujuan, kerangka atau struktur organisasi merupakan wadah organisasi yang bersifat statis, sedangkan proses pelaksanaan tugas pekerjaan mencapai tujuan sebagai fungsi bertindak. Dalam organisasi sesuai dengan sifatnya dikenal jenjang kepemimpinan yaitu ada yang dipimpin dan ada yang memimpin. Demikian pula pada suatu kantor, ada kepala dan ada pegawai bawahannya.

Adapun tugas kepala atau pimpinan kantor pada umumnya ialah memberi pengarahan dan pengaruh kepada bawahan, agar mau dan bertingkah laku sedemikian rupa sehingga dapat melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan tujuan yang sudah digariskan. Sekretaris yang bertindak sebagai kepala sekretariat pun mempunyai tugas mengarahkan dan mempengaruhi agar tugas pekerjaan sekretariat dapat tercapai. Sekretaris yang memimpin sekretariat berfungsi manajer, sehingga melaksanakan tugas-tugas manajer dibidang tata usaha, guna membantu atau melayani keperluan sekretariatnya. Tugas bantuan ini terdiri dari tugas-tugas pelayanan agar terselenggara tugas kesekretarisan khususnya dan ketatausahaan pada umumnya. Tidak jarang seorang sekretaris yang berfungsi sebagai pimpinan sekretariat juga melaksanakan tugas penting untuk membantu pimpinan, termasuk membuat kebijaksanaan dalam bentuk menetapkan keputusan. Sebagai pimpinan dalam bidang kesekretarisan, maka dia membuat rencana, mengorganisasi baik bawahan dan sarananya, bekerja sama-sama bawahan dan mengadakan pengawasan seperti layaknya pimpinan. Untuk dapat menyelenggarakan fungsi kantor sekretariat yang dipimpinnya, maka perlu memperhatikan faktor bagaimana mempengaruhi serta menggerakkan bawahannya agar dapat melaksanakan tujuan sekretariat, antara lain dengan:

a. Memberi bimbingan sebaik-baiknya,

b. Menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik,

c. Memberi perintah, instruksi, dan pengawasan, serta

d. Memberi fasilitas agar pekerjaan dapat berlangsung dengan sebaik baiknya.

Perlu diperhatikan bahwa tugas pekerja di bidang kesekretarisan memerlukan ketelitian dan kecermatan, sehingga seorang sekretaris yang memegang pimpinan sekretariat di untut mempunyai kepribadian dan kecakapan sebagai seorang pimpinan. Kecakapan serta kemampuan menyelesaikan tugas kesekretarisan secara prima menjadi tuntutan seorang sekretaris yang memimpin sekretariat.

b. Sekretaris Perorangan

Seorang sekretaris yang membantu pimpinan tidak termasuk pimpinan dalam jenjang organisasi. sekretaris demikian juga bertindak sebagai pimpinan, tetapi disebut sebagai sekretaris yang berfungsi non manajer. Apabila seorang sekretaris menjabat sebagai pimpinan sekretariat, ia mempunyai wewenang, tanggung jawab, dan mempunyai pembantu berupa karyawan-karyawan bawahan. Tugas pekerjaannya adalah pembantu ahli di bidang kesekretarisan. Ia sering dikenal dengan sebutan staff. Adakalanya hanya sebagai tenaga bantuan yang memberi bantuan umum di bidang kesekretarisan.

Sekertaris perorangan dirasakan perlu mengingat pejabat pimpinan tidak semuanya dapat menguasai masalah-masalah yang dihadapi. Untuk membantu kelancaran tugas-tugas secara keseluruhan, maka pejabat pimpinan perlu didampingi seorang yang ahli menangani masalah tertentu. Orang ini dinamakan tenaga staf. Tenaga staff adalah tenaga yang ahli di bidangnya. Ia memberi bantuan kepada pimpinan dalam memecahkan masalah khusus yang menjadi tugas pejabat pimpinan. Karena keahliannya itulah pejabat staf diperbantukan kepada pimpinan dan diberi jabatan sebagai sekretaris. Sekretaris non manajer yang berfungsi sebagai pembantu ahli seorang pejabat dan disebut sekretaris pribadi.

Bagi pimpinan yang menangani bermacam-macam masalah, kehadiran tenaga sekretaris pribadi sebagai pembantu ahli amatlah penting. Sehingga pejabat pimpinan benar-benar dapat mengambil keputusan untuk menggariskan kebijaksanaannya dengan setepat-tepatnya.

c. Sekretaris Politik di Jepang

Disini diperkenalkan satu jenis profesi sekretaris yang sudah membudaya dinegara tetangga dengan tujuan mudah-mudahan budaya profesi ini dapat ikut menyebar di seluruh tanah air sehingga lowongan kerja bagi lulusan yang hendak bekerja sebagai sekretaris menjadi banyak. Percaturan politik di Jepang banyak menggunakan jasa dari profesi sekretaris.Mereka bekerja sebagai sekretaris yang diperbantukan kepada para tokoh politik seperti anggota legislatif, pejabat pemerintah eksekutif, para pejabat di bidang yudikatif, partai-partai politik, organisasi-organisasi yang bernaung di bawah partai politik dan sebagainya, baik di pusat maupun di daerah, baik yang besar maupun yang kecil, secara resmi diakui di dalam undang-undang sehingga merupakan profesi yang sah dan bergengsi. Mereka yang bekerja di bidang politik ini secara taris yang secara umum berkonotasi sebagai profesi dari kaum wanita, tetapi pada kenyataannya, sekretaris politik di Jepang itu banyak dijabat oleh kaum pria. Sekretaris politik di Jepang ada dua macam:

1. Sekretaris resmi organisasi.

Sekretaris resmi organisasi ditetapkan secara resmi dengan undang-undang legislatif pasal 132  yang berbunyi sebagai berikut:

’Setiap anggota legislatif dalam bertugas akan dibantu oleh dua orang sekretaris resmi’. Kedudukan sekretaris resmi itu lebih lanjut lagi juga diatur dengan undangundang pegawai negeri pasal 2 ayat 3 butir 15 yang menyebutkan bahwa sekretaris politik merupakan pegawai negeri khusus yang dibedakan dari pegawai negeri lain. Perbedaan besarnya adalah keikutsertaan sekretaris politik berkiprah dibidang politik yang merupakan salah satu larangan bagi pegawai negeri biasa.

Dengan perkataan lain, pegawai negeri biasa dilarang dalam kegiatan politik praktis, tetapi sekretaris politik yang juga berstatus sebagai pegawai negeri tidak dilarang. Sekretaris politik di bidang eksekutif maupun yudikatif kurang lebih sama. Sekretaris politik resmi mendapat gaji resmi dari kas negara. Ada juga sekretaris resmi yang ditempatkan oleh organisasi induknya, dalam kasus ini dia akan mendapat gaji resmi dari organisasi induk sang tokoh politik.

2. Sekretaris pribadi

Tentang sekretaris pribadi, tidak ditemukan ada undang-undang yang mengaturnya secara jelas. Tidak ada larangan bagi tokoh politik untuk memakainya secara pribadi. Berarti pemakaian sekertaris pribadi seratus persen berjalan berdasarkan kemauan dari pihak yang mempekerjakannya yaitu tokoh politik. Para tokoh politik secara bebas dapat mempekerjakan siapa saja yang disukainya sebagai sekretaris politik dengan tanggung jawab sendiri dan pengupahan yang juga harus ditanggung sendiri secara pribadi. Di sinilah terletak pengertian sekretaris pribadi yaitu sekretaris yang diupah dengan penghasilan sendiri pemakainya.

Untuk memahami seberapa jauh penghargaan yang diberikan kepada para sekretaris politik di Jepang, kita bisa melihat situasi itu dari angka-angka penggajian resmi yang beredar di masyarakat Jepang. Berdasarkan catatan pada bulan Agustus tahun 2002, ada tiga kelas sekretaris resmi yang diakui oleh undang-undang, yaitu (1) Sekretaris kebijakan (2) Sekretaris kelas satu (3) Sekretaris kelas dua; gaji resmi dari Sekretaris kebijakan adalah antara 440.000,- yen sampai 670.000,- yen per bulan, untuk sekretaris kelas satu antara 420.000,- yen sampai 660.000,- yen per bulan, dan untuk sekretaris kelas dua antara 310.000,- yen sampai 480.000,- yen. Untuk memahami lebih lanjut tentang angka-angka tersebut, kita bisa membandingkannya dengan gaji resmi anggota legislatif. Berdasarkan undangundang parlemen bulan Januari tahun 2000 pasal 35, seorang anggota parlemen mendapat gaji 1.375.000,- yen per bulan, pada angka ini masih akan ditambah lagi sejumlah tunjangan resmi sehingga seluruh penghasilan seorang anggota parlemen menjadi lebih daripada 2 juta yen per bulan.

Untuk mengetahui seberapa jauh nilai uang yen Jepang itu, bisa kita lihat dari nilai kurs mata uang yen terhadap rupiah; pada bulan Nopember tahun 2007 ini satu yen Jepang bernilai kira-kira Rp80,-. Berarti penghasilan resmi seorang anggota parlemen Jepang adalah sekitar Rp 165 Juta per bulan dan penghasilan seorang sekretaris resmi sekitar 30 sampai 40 juta rupiah per bulan. Dengan demikian, gaji seorang sekretaris politik di Jepang adalah sekitar 18% sampai 25% dari gaji anggota legislatif yang mempekerjakannya. Kalau demikian, hanya dari segi penggajian saja sudah bisa dilihat kedudukan profesi sekretaris di masyarakat Jepang  cukup tinggi sehingga bisa disebut sebagai profesi yang bergengsi. Dari perbedaan gaji itu pun, bisa dilihat bahwa para tokoh politik Jepang memang mampu menggaji sekretaris pribadinya sendiri karena gaji dari seorang sekretaris pribadi pada dasarnya berada di bawah sekretaris resmi. Tim penulis buku memperkenalkan sekretaris politik di Jepang dengan harapan budaya ini bisa ikut menyebar di seluruh tanah air sehingga kegiatan politik di tanah air bisa mendapat hiasan baru menuju ke arah yang lebih sehat. Hal ini bukanlah isapan jempol cukup hanya dilihat dari sudut penggajiannya saja.

Seorang lulusan program administrasi perkantoran SMK dengan usia mudanya cukup hanya digaji sekitar satu juta rupiah per bulan, di pihak lain anggota DPR mendapat gaji resmi lebih dari Rp 20 juta per bulan, Depok sendiri konon menurut kabarnya gaji anggota DPRD Depok adalah sebesar Rp 8 juta. Berarti jumlah sebesar satu juta rupiah itu hanya merupakan 5% sampai 12,5% dari gaji resmi para anggota legislatif sehingga kalau dibandingkan dengan kasus serupa di Jepang, dapat dikatakan mereka semua mampu menggaji sekretaris pribadi masing-masing sebab presentasi selisih gaji masih lebih baik kasus di Indonesia daripada kasus di Jepang dengan perhitungan para lulusan SMK cukup digaji

sebesar satu juta rupiah per bulan. Jika budaya Jepang itu bisa diterapkan, berarti kalangan politik di Indonesia bisa ikut menyumbangkan tenaga untuk mengentaskan kemiskinan yang ada di tanah air melalui sumbangan mereka kepada lulusan SMK. Berarti pula mereka ikut memperluas lapangan pekerjaan bagi para generasi muda lulusan SMK.

Tugas Manajer Kantor

1. Pemahaman informasi:

a. Proses memperoleh informasi mengenai cara melaksanakan tugas-tugas manajerial (seperti inisiatif atau kreativitas sendiri, pelatihan, pengalaman kerja sebelumnya, dan lain-lain).

b. Kemampuan menghimpun dan mendistribusikan informasi bisnis, dankemampuan mengantisipasinya sekarang dan di masa datang. c. Jenis tugas-tugas kepemimpinan yang dilaksanakan secara intern.

2. Informasi mengenai kemampuan bekerja:

a)         Kemampuan menyelesaikan pekerjaan yang menggunakan pemikiran.

b)        Kemampuan mengambil keputusan dan mempartisipasikan bawahan.

c)         Kemampuan membuat perencanaan, mengorganisasikan dan mempartisipasikan bawahan, serta penjadwalan pelaksanaannya.

d)        Kemampuan mempertahankan produktivitas dan mewujudkan keamanan, keselamatan, dan kepuasan kerja serta kebersihan lingkungan kerja. e. Kemampuan melakukan pencatatan dan menyusun laporan kerja.

3. Informasi mengenai hubungan kerja dengan pihak luar:

a)         Kemampuan mempromosikan dan menjual atau memasarkan produk atau pelayanan perusahaan.

b)        Kemampuan menyelesaikan masalah dan negosiasi dengan berbagai pihak luar perusahaan.

c)         Kemampuan mendapatkan bahan baku dan perbekalan lainnya.

4. Hasil Kerja:

a)   Prestasi kerja sebagai inisiatif, kretivitas dan prakarsa sendiri sebagai eksekutif.

b)   Hasil kerja yang dicapai melalui bekerja di dalam tim.

5. Hubungan dengan para pekerja:

a. Kemampuan mempengaruhi dalam melaksanakan pekerjaan.

b. Tugas-tugas kepemimpinan yang telah dilaksanakan.

6. Konteks pekerja lainnya:

a. Loyalitas

b. Disiplin

c. Kemandirian

d. Kepemimpinan dalam tim kerja

7. Karakteristik jabatan,

yang menyangkut syarat-syarat formal dan informal sebagai manajer seperti sertifikat, tanggung jawab, kontinuitas dalam bekerja penampilan sebagai eksekutif dan lain-lain. informasi-informasi untuk menyusun deskripsi pekerjaan atau jabatan manajerial seperti ketengahkan di atas, bukan kriteria jabatan manajerial (bukanlah kategori yang mati). Karena pekerjaan atau jabatan tersebut bersifat kualitatif dan dinamis. Selanjutnya untuk melakukan analisis pekerjaan atau jabatan yang penting di lingkungan suatu perusahaan, seperti pekerja manajerial, staf, pekerja-pekerja kunci dalam garis lini dan lain-lain. Yang berhubungan dengan produk dan pelayanan perusahaan, diperlukan pengguna metode relevan, sehubungan dengan itu akan dilakukan pembahasan mengenai metode dalam melaksanakan analisis pekerjaan atau jabatan. Selain tenaga sekretaris sebagai tenaga staf ahli dibidangnya masih banyak jasa sekretaris yang membantu pejabat pimpinan secara umum berupa petugas rutin dari pejabat pimpinan. Akan tatapi, tidak jarang ia dimintai pendapat atau ide-ide rutin dan bahkan sampai hal yang amat pribadi sifatnya.

Kehadiran sekretaris pembantu umum pimpinan ini juga tidak kalah pentingnya agar pejabat pimpinan benar-benar terkonsentrasi dalam menghadapi masalah pokok yang menjadi tugasnya. Janganlah pejabat pimpinan direpotkan dengan masalah-masalah kecil baik rutin atau insidental. Adapun fungsi dari sekretaris pribadi baik tenaga staf ahli maupun sebagai pembantu umum pimpinan adalah membantu sekelompok atau seorang pejabat pimpinan tingkat atas agar pekerjaan kantor rutin dapat berjalan sebaik-baiknya. Disamping itu harus bertanggung jawab atas pekerjaan utama yang dibebankan kepadanya juga bertanggung jawab bertanggung jawab akan lancarnya pekerjaan kantor.

Sekretaris sebagai pembantu pimpinan sering juga disebut sekretaris senior. Selain membantu pimpinan tingkat atas bagi sekretaris yang befungsi sebagai tenaga staf ahli. Juga berfungsi menyelenggarakan serta mengganti fungsi pimpinan mengambil keputusan, membuat perencana, membantu mengadakan bimbingan dan juga melaksanakan aktivitas manajemen. Masih ada juga jenis sekretaris dalam jenjang organisasi yang tidak menjabat sebagi pimpinan sekretariat, pembantu pimpinan, tenaga staf ahli maupun pembantu umum. Akan tetapi, sebagai tenaga karyawan biasa. Sekretaris demikian berstatus sebagai karyawan dalam jenjang organisasi.

3 Profesi Sebagai Pegawai Administrasi

Sekretaris di mana pun tugasnya dalam jenjang organisasi pada dasarnya sama yakni  memberi bantuan baik kepada pejabat pimpinan khusus maupun kepada organisasi pada

umumnya. Dalam kenyataannya akan dijumpai bermacam-macam tugas sekretaris. Namun kesemuanya adalah untuk membantu memberi pelayanan sebaik-baiknya kepada pimpinan maupun kepada organisasi.

Sejumlah besar pekerjaan kesekretarisan memerlukan pegawai atau karyawan yang bertugas melakukan pekerjaan kesekretariatan khususnya dan dikenal dengan nama pegawai sekretariat. Dalam bagian disebut pengetikan, sekretaris. Pendiktean dan dalam jenjang hanya sebagai pegawai biasa. Tugas junior dan sering disebut sekretarisan ini merupakan tugas junior secretary atau junior.

Sekretaris yang berkedudukan sebagai pegawai biasa bertugas membantu seseorang atau ebih anggota staf pejabat guna menyelenggarakan tata hubungan dengan cepat dan tetap baik  intern atau ekstern. Petugas ini lazimnya bertugas mengetik, steno, menerima dikte baik langsung atau melalui mesin, dan lain-lain. Mengingat tugas sekretaris merupakan tugas pokok pelayanan administratif, maka masih banyak juga pegawai sekretaris dengan tugas dan pekerjaan bermacam-macam, sesuai dengan kedudukan dan wewenang yang diperoleh serta tanggung jawabannya. Dapat kiranya diberi contoh pegawai sekretariat yakni:

a. Resepsionis yang bertugas membantu agar komunikasi berlangsung lancar baik kedalam  organisasi maupun keluar organisasi dengan media pesawat telex menerima tamu perusahaan atau perorangan.

b. Juru tulis, di lingkungan pamong desa dikenal dengan jabatan carik desa bertugas membantu lurah dalam masalah catat mencatat, sehingga jabatan carik identik dengan penulis lurah. Perlu ditekankan bahwa juru tulis me-rupakan ahli bahasa clerk bahasa Inggris yang berarti pegawai sekretariat.

c. Juru steno, tugas pekerjaan menyalin naskah dari tulisan steno yang diambil dari hasil  ikte langsung atau penyalinan dari mesin pendikte, yang kemudian disajikan dalam bentuk naskah yang telah diketik.

d. Juru tik, tugas pekerjaannya mempersiapkan surat-menyurat yang akan dikirim mengerjakan pengaturan masalah pengetikan berupa naskah, table, pengaturan, dengan format yang baik sehingga menarik dan mudah dibaca.

e. Juru arsip atau penata arsip, tugas pekerjaannya berhubungan dengan masalah kearsipan dan penataan berkas. Juru telex, juru tulis, juru steno, juru tik, dan juru arsip adalah pegawai sekretariat dan masih banyak lagi pegawai sekretariat yang lain dengan tugas kewajiban yang berbeda. Kedudukan sekretaris dalam jenjang organisasi baik sebagai pimpinan, tenaga staf atau pegawai biasa, sebenarnya mempunyai peranan penting.

4.  Peranan Sekretaris

1. Tugas Pokok

Peranan seseorang dalam bidang usaha akan terlihat dari tugas-tugas yang dibebankan kepadanya. Makin besar wewenang makin besar juga tanggung jawab. Dalam mengemban wewenang tersebut seseorang akan melaksanakan kewajiban sesuai dengan wewenang yang ada di pundaknya. Kewajiban tersebut dilaksanakan dalam tugas-tugas pekerjaan. Makin besar wewenang dan tanggung jawab maka tugas pekerjaannya makin besar juga. Tugas pekerjaan itu dilaksanakan dengan menggunakan tenaga dan pikirannya. Peranan seseorang nampak dari cara melaksanakan tugas pekerjaan dengan menggunakan tenaga dan pikirannya semaksimal mungkin. Peranan sekretaris pada jenjang mana pun, umumnya adalah sama yakni,

sebagai pembantu yang melaksanakan tugas pekerjaan guna membantu pimpinan atau  organisasi. Sebagai pembantu pimpinan selaku sekretaris pribadi ia harus tanggap dalam membantu pimpinan demikian juga sekretaris yang bertugas membantu organisasi. Peranan sekretaris sebagai pembantu tersebut mungkin berupa penyelasaian rutin mempersiapkan tersedianya fasilitas yang cukup guna kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Tidak jarang pula sekretaris dalam memberi bantuan baik kepada pimpinan maupun dalam organisasi merupakan kunci keberhasilan pimpinan atau organisasi tersebut. Sekretaris merupakan pembantu pimpinan sejak dari awal sampai tercapai tujuannya. Ia ikut memecahkan masalah yang dihadapi pimpinan, memberi saran dan pendapat, mempersiapkan fasilitas guna kemudahan tugas pimpinan, yang

akhirnya tujuan dapat dicapai dengan hasil tanpa mengeluarkan biaya besar atau dengan  perkataan tujuan dapat dicapai dengan sebaik-baiknya. Sebagai pembantu pimpinan, maka seorang sekretaris merupakan penghubung pimpinan dengan relasi atau pejabat yang akan mengadakan pembicaraan juga perlu menciptakan suasana yang harmonis antara perusahaan atau organisasinya dengan masyarakat luar. Ia memberikan informasi kepada pejabat yang akan berhubungan atau masyarakat yang ingin mengetahui aktivitas organisasi, sehingga akan tercipta yang akan baik dari pimpinan yang bertanggung jawab atas maju mundurnya organisasi yang dipimpinnya. Setelah mengerti peranan sekretaris dalam memberi bantuan pimpinan secara garis besar maka peranan sekretaris dalam memberi bantuan pimpinan tersebut diperinci dalam tugas-tugas yang bersifat protokoler, disamping masih ada tugas pokok yang sesuai dengan kedudukan sekretaris itu sendiri. Dalam bahasan ini ditekankan tugas pokok sekretaris di bidang pelayanan kantor.

a. Menyelenggarakan tugas umum sekretaris untuk meringankan pimpinan seperti menerima dikte dan penyalinannya menjadi bentuk naskah yang terketik rapi.

b. Menyelenggarakan surat-menyurat dan membuat konsep surat serta laporan.

c. Mengurus masalah pengetikan dan percetakan, penggandaan.

d. Mencari informasi dan berkomunikasi.

e. Mengurus ketatausahaan lainnya seperti menata arsip, ekspedisi, urusan pos dan lain-lain. Tugas protokoler dapat disebutkan antara lain sebagai berikut:

a. Menerima tamu, mengatur perjanjian, menerima pesanan melalui telepon atau surat.

b. Mempersiapkan rapat formal maupun informal

c. Mengatur jamuan antarpejabat, mengirim surat undangan, memilih tanda mata untuk acara tukar menukar kenangan.

d. Menghubungkan bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja.

e. Mengatur bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja.

f. Mengatur penerimaan tamu dengan segala fasilitas yang diperlukan.

Dengan demikian tugas pokok seorang sekretaris dan selanjutnya masih ada tugas sampingan yang tak kalah pentingnya guna menunjang tugas pokok tersebut.

2. Tugas Khusus

Tugas yang tidak termasuk tugas pokok dan tugas protokoler disebut tugas khusus, antara lain:

a. Pengurusan perjalanan dinas

Tugas sekretaris dalam pengurusan perjalanan dinas berupa pengurusan rencana, masalah imigrasi (paspor, visa, health certificate, dan lain-lain) tiket, akomodasi, hotel dan lain-lain.

b. Pengurusan kas kecil

Guna keperluan yang bersifat kecil seperti membeli bunga, memesan minum untuk tamu, ongkos parkir dan lain-lain keperluan sehari-hari. Sekretaris dalam mengurus tugas-tugasnya diperlukan uang yang siap dapat dipergunakan sewaktu-waktu. Dan untuk keperluan tersebut diambil dari dana kas kecil yang menjadi tanggung jawab sekretaris. Sekalipun dana itu kecil, akan tetapi sekretaris wajib mengurusnya baik-baik.

5.  Pegawai Administrasi

1.  BidangTata Persuratan

A. Bagian penerimaan dan pengiriman surat

1. Menerima surat-surat, mencatat dalam buku agenda, memberi label pada surat atau lembar disposisi, mendistribusikan kepada yang berwenang.

2. Memberi nomor dan tanggal surat yang keluar, mencatat dalam buku agenda menyampul dan mengirimkan, baik langsung maupun melalui kurir.

3. Memberi nomor surat-surat kawat dan telex, mencatat dalam buku agenda dan menyerahkan kepada unit yang bersangkutan untuk dikirim.

4. Membuat statistik atas surat-surat yang masuk dan keluar secara periodik, termasuk surat kawat, dan telex.

B.  Bagian pengetikan dan penggandaan

1. Pengetikan konsep-konsep surat, daftar blangko dan karangan-karangan untuk konsumsi keluar organisasi.

2. Memperbanyak surat-surat dengan stensil, fotokopy, atau alat-alat atau mesin pengganda yang ada.

3.  Menyusun dan menyimpan berbagai jenis sheet atau master secara teratur.

4.  Memelihara alat-alat yang ada pada seksi itu (pemeliharaan ringan).

5.  Membuat statistik penggandaan.

C.  Bagian kearsipan dan dokumentasi

1. Mengurus tata kearsipan surat-surat, termasuk menyusun, menyimpan dan memelihara arsip.

2. Mengatur dan menyimpan serta memelihara surat-surat yang berharga atau dokumen.

3. Mencatat, memberi kode klasifikasi, dan nomor surat-surat yang disimpan.

2.  Bidang Perlengkapan

A. Bagian pengadaan barang

1. Merencanakan jenis barang yang diperlukan dalam pekerjaan, baik pekerjaan perkantoran maupun pekerjaan lapangan.

2. Menyediakan barang-barang kebutuhan sesuai dengan keperluan, baik melalui pembelian, pinjaman, hibah, maupun membuat sendiri.

3. Menerima dan menyimpan, barang-barang sebelum diserahkan kepada unit pemakai.

4. Membuat catatan dan daftar atas barang-barang inventaris secara keseluruhan, berikut perubahan status dan lokasi barang tersebut.

5. Merencanakan dalam melaksanakan penghapusan barang inventaris, sesuai

6. kriteria penghapusan barang inventaris.

B. Bagian pemeliharaan

1. Memelihara barang-barang inventaris kantor, seperti gedung kantor, rumah dinas, mesin-mesin, kendaraan, pesawat telepon atau telex, meja kursi lemari, dan peralatan lainnya.

2. Memperbaiki kerusakan yang terjadi atas barang-barang inventaris baik dilakukan sendiri maupun oleh pihak ketiga.

3. Memelihara kebersihan gedung ruang kerja, ruangan-ruangan lain dalam gedung termasuk kamar kecil.

4. Memelihara halaman, taman, selokan, pagar, lampu-lampu hias dan lain-lain.

C. Bagian bangunan

1. Merencanakan pembangunan rumah-rumah dinas, mess, dan bangunan lain dilingkungan kerja.

2. Mengatur dan mengurus alokasi dan realokasi rumah dinas dan aturan-aturan mengenai penempatan.

3. Mengurus dan menyelesaikan masalah-masalah yang berhubungan dengan izin-izin bangunan, izin penempatan, dan izin perombakan dan mengurus berbagai fasilitas bangunan tersebut.

3.  Bidang Kerumahtanggaan Kantor

A. Bagian pelayanan atau keamanan

1. Mengatur pemakaian ruang kerja dan ruang rapat, termasuk tata ruang.

2. Menyiapkan jamuan dan melayani rapat-rapat, pertemuan, konferensi, dan sejenisnya.

3. Menyiapkan dan melayani kebutuhan minuman harian bagi pegawai dan tamu.

4. Mengatur ketertiban tamu-tamu, parkir kendaraan bermotor.

B. Bagian perjalanan dinas

1. Mendapatkan data dan keterangan mengenai aturan perjalanan dalam dan luar negeri dengan menggunakan sarana angkutan yang ada.

2. Mengurus dan menyelesaikan surat-surat berkenaan dengan perjalanan dalam dan luar negeri, bagi pegawai dan pejabat.

3. Membuat perhitungan biaya perjalanan dalam dan luar negeri dan menyiapkan surat-surat pembayaran.

4. Menyelesaikan surat-surat pertanggungjawaban perjalanan.

4.  Bidang Hubungan Masyarakat

A. Bagian langganan dan penerbitan

1. Merencanakan dan menyelenggarakan penerbitan majalah atau buletin serta mengatur pendistribusiannya baik di dalam maupun luar kantor.

2. Mengurus dan mengatur langganan surat kabar, majalah, atau media cetak lainnya.

3. Membuat catatan-catatan penting atau kliping yang dibuat media cetak yang berhubungan dengan organisasi atau kantor.

4. Menerima dan meneliti semua tulisan untuk dimuat dalam media cetak.

B. Bagian penerangan dan dokumentasi

1. Mengambil, menganalisa, dan merumuskan berita-berita penting dari harianharian yang terbit dalam maupun luar negeri.

2. Menyajikan berita-berita hangat (actual) kepada pemimpin yang terkait.

3. Mengatur dan menyusun dokumen dan membuat kliping koran yang erat hubungannya dengan organisasi, untuk disimpan agar mudah menemukannya kembali.

C. Bagian hubungan masyarakat

1. Mengatur, menyelenggarakan acara-acara pertemuan dengan badan legislatif baik dalam rangka tukar pendapat maupun konsultasi.

2. Mengatur dan menyelenggarakan pertemuan dengan pihak ketiga (wartawan atau delegasi).

3. Menghimpun dan menyimpan data mengenai kebijaksanaan pemerintah dan kegiatan pihak swasta yang berhubungan dengan kantor, dalam rangka koordinasi kerja.

4. Menggalang usaha kerja sama bidang kehumasan dengan pemerintah dan swasta dalam rangka pengembangan kegiatan kantor atau organisasi.

D. Seksi Protokol

1. Mengatur dan mengurus tamu-tamu yang akan bertemu dengan pucuk pimpinan baik atas perjanjian maupun yang bersifat mendadak.

2. Mendampingi pejabat tinggi atau pucuk pimpinan yang meninjau unit-unit kerja atau melakukan perjalanan dinas kedaerah lain.

3. Mengatur tata upacara secara protokoler pada pertemuan-pertemuan atau upacara yang dihadiri pejabat-pejabat tinggi organisasi.

4. Mengurus kelengkapan-kelengkapan protokoler pada pertemuan, perjalanan dinas dan lainnya berkenaan dengan aturan-aturan keprotokoleran.

5.  Bidang Organisasi dan Tata Kerja

A.  Bagian organisasi

1. Menelaah perkembangan organisasi dan kemanfaatan hubungan dengan kemajuan dalam bidang manajemen.

2. Meneliti data hubungan kerja antara unit guna meningkatkan koordinasi dan kelancaran pekerjaan.

3. Merencanakan perubahan atau pembaharuan organisasi dan perincian serta perumusan tugas kewajiban unit-unit organisasi.

4. Mempersiapkan data dan surat-surat keputusan mengenai organisasi kerja, hubungan kerja, perincian tugas, kewajiban dan perumusan ketentuanketentuan lain dalam bidang keorganisasian.

B. Bagian tata kerja

1. Merencanakan suatu sistem, tata kerja, metode dan prosedur masing-masing pekerjaan, sehingga diperoleh efisien kerja yang tinggi.

2. Melakukan penelitian atas pekerjaan mengenai ukuran-ukuran waktu, satuan, jarak, berat, luas, dan lain-lain untuk keperluan standar pekerjaan.

3. Melakukan usaha-usaha untuk penyederhanaan kerja, menuju kecepatan, ketepatan, kelancaran, dan kerapihan pekerjaan.

4. Membantu unit-unit kerja menciptakan formulir-formulir yang diperlukan secara tepat sesuai dengan kebutuhan.

C. Bagian pengembangan metode

1. Mengadakan penelitian atas metode kerja yang telah berjalan, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan atau perlu penyempurnaan.

2. Menciptakan metode baru terhadap cara kerja sesuai dengan perkembangan teknologi, baik dalam bidang administtratif maupun teknik operatif.

3. Mengadakan penelitian perbandingan terhadap metode dari kantor atau organisasi lain yang sejenis, dalam rangka penyempurnaan sistem kerja.

4. Mengusahakan adanya inovasi dalam kantor atau organisasi.

Sekali lagi dikemukakan, bahwa susunan, pengelompokan, nama unit kerja, uraian tugas, dan istilah-istilah yang disebutkan di atas tidak mutlak. Masing-masing organisasi atau kantor dapat melakukan variasi sesuai kebutuhan, ruang lingkup atau besar kecilnya organisasi yang bersangkutan. Paling tidak dengan penyajian susunan organisasi di atas, dapat diketahui macam dan ruang gerak dari manajemen perkantoran dalam keadaan sehari-hari.

Soal Latihan

1. Jelaskan  Karakteristik administrasi perkantoran menurut pendapat Mu sterlah menyimak presntasi uraian materi di atas!
2. Jelaskan Azas-azas administrasi perkantoran dengan benar!
3. Jelaskan pekerjaan kantor yang terdapat pada suatu kantor!
4. Jelaskan  bidang  administrasi perkantoran pada kantor!
5. Jelaskan Peranan sekretaris pada sebuah perusahaan!

Isilah tabel berikut dengan benar!

No.

Nama Jabatan

Tugas Yang dilakukan

1.

Sekretaris pribadi

2.

Hubungan Masyarakat

3.

Tata Persuratan

4.

Bidang Perlengkapan

5.

Bidang Organisasi dan Tata Kerja

Tugas Kelompok

Buatlah kelompok  beranggotakan 4 orang, maka lakukan:

1.    Kunjungi sebuah kantor didaerah tempat tinggal Mu!

2.    Amati jenis-jenis pekerjaan kantor pada kantor tersebut!

3.    Buat sebuah laporan berbentuk naskah mengenai jenis-jenis pekerjaan kantor pada kantor didaerah tempat tinggal Mu!

4.    Lakukan  presentasi di depan kelas dari hasil kunjunan tersebut!

4.    Struktur organisasi kantor

Struktur organisasi bersifat unik, tidak ada organisasi yang mempunyai struktur yang sama persis dengan yang  lain. Namun mereka dapat diklasifikasikan menurut  kesamaan elemennya.  Masalah utama dalam mendesain struktur organisasi adalah memilih bentuk dasar struktur organisasi.

1.    STRUKTUR ORGANISASI MENURUT FUNGSI DAN MENURUT PRODUK

1. Metode untuk mendesain struktur organisasi adalah dengan melakukan pembagian tugas-tugas, menetapkan hirarki wewenang, menetapkan hubungan vertikal dan horizontal untuk mencapai koordinasi.
2. Penganut teori klasik menekankan pembagian tugas dan pengelompokannya menurut fungsi.
3. Pendekatan modern menekankan pentingnya hubungan horizontal dalam organisasi dan penggunaan unit-unit lengkap pada bagian-bagian organisasi untuk memudahkan koordinasi.
4. Dengan demikian terdapat dua bentuk dasar struktur organisasi yaitu:

1)      Struktur fungsional dan

2)      Struktur produk (unit organisasi yang lengkap)

a.    Struktur Fungsional

•  Dasar pengelompokan kegiatan adalah sumber (resources) yang berarti setiap fungsi merupakan bagian yang menyediakan sumber (misalnya bagian produksi, keuangan, pemasaran, personalia, penelitian dan pengembangan).

•  Kegiatan dan manusia dikelompokkan bersama berdasarkan dasar kesamaan pekerjaan, ekahlian, tujuan atau penggunaan sumberdaya seperti produksi, keuangan, penjualan, sdm dan teknik.

•  Kegiatan pengolahan dan pelayanan informasi yang ada pada bagian produksi, pemasaran, dan seluruh bagian lainnya disatukan menjadi satu bagian yaitu bagian tatausaha

• Tujuan: mengembangkan dan menggunakan keahlian kegiatan utama organisasi dan untuk memastikan stabilitas, keberlangsungan dan minimalisasi gangguan terhadap barang atau jasa

KELEBIHAN STRUKTUR FUNGSIONAL

1.        Paling sesuai untuk lingkungan yang stabil

2.        Dapat mencapai efisiensi ekonomis pada masing-masing bagian

3.        Merangsang berkembangnya keterampilan fungsional

4.        Mampu mencapai sasaran bagian (fungsi)

5.        Sesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai dengan sedang

6.        Baik jika ada satu atau sejumlah kecil jenis produk

KELEMAHAN STRUKTUR FUNGSIONAL

1.Respon organisasi thd perubahan lingkungan agak terlambat

2.Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak organisasi sehingga beban impinan menjadi terlalu berat

3.Koordinasi antar bagian/fungsi tidak terlalu baik

4.Inovasi terbatas

5.Pandangan terhadap sasaran organisasi agak terbatas, cenderung hanya memperhatikan sa

saran bagian sendiri

b. STRUKTUR PRODUK

Struktur Produk terdiri dari bagian-bagian yag masing-masing merupakan unit organisasi lengkap dengan memiliki seluruh fungsi yang diperlukan

KELEBIHAN STRUKTUR PRODUK

1.Paling sesuai untuk lingkungan tidak stabil dengan perubahan yang cepat

2.Penanggung jawab produk jelas sehingga konsumen bisa puas

3.Koordinasi antar fungsi jadi baik

4.Bagian-bagian dapat beradaptasi dengan baik terhadap tuntutan dari luar

5.Sesuai untuk organisasi besar

6.Baik jika ada banyak jenis produk

KEKURANGAN STRUKTUR PRODUK

1.Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis

2.Koordinasi antar produk sulit

3.Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional

4.Integrasi ataupun standardisasi antar produk sulit tercapai

c. STRUKTUR CAMPURAN (HIBRIDA)

• Struktur campuran adalah bentuk gabungan antara struktur produk dan struktur fungsional.

• Dalam struktur campuran fungsi-fungsi yang penting bagi setiap produk dimiliki secara lengkap oleh setiap unit organisasi, tetapi ada beberapa fungsi tertentu yang berada di bawah penguasaan pusat perusahaan.

• Struktur produk terjadi pada fungsi-fungsi yang dimiliki secara lengakap oleh seluruh unit organisasi . struktur fungsional mencakup fungsi-fungsi yang tetap dikuasai oleh pusat perusahaan.

  • Sering digunakan untuk memenuhi permintaan berbeda pada perusahaan yang  

    menghadapi karakteristik lingkungan, dari stabil ke perubahan cepat

d. STRUKTUR MATRIKS

•Manusia dan aktivitas dikelompokkan dalam tim multi fungsi menurut proyek atau kontrak. Tim bersifat sementara, selama umur proyek dan diambilkan dari fungsi berbeda sehingga setiap orang mempunya dua manajer, satu manajer proyek, satu manajer fungsional.

•Struktur matriks diciptakan dengan maksud untuk menggabungkan kelebihan struktur fungsional dan kelebihan dari struktur produk secara bersamaan

  • Struktur matriks digunakan apabila struktur fungsional maupun struktur campuran

    ternyata tidak lagi mampu menjawab tuntutan lingkungan terhadap organisasi.

•Contoh organisasi dengan struktur matriks diperlihatkan pada gambar yang berikut.

•Tujuan: keterpaduan keahlian dan sumberdaya dengan kebutuhan pelanggan dan persyaratan teknis dan bisnis proyek dan kontrak dan untuk mengadaptasi perubahan lingkungan dinamis yang cepat

KELEBIHAN STRUKTUR MATRIKS

1. Mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan dalam menjawab tuntutan ganda dari lingkungan

2. Dapat memanfaatkan karyawan secara fleksibel menurut jenis produk

3. Sesuai untuk mengambil keputusan yang rumit serta lingkungan yang tidak stabil dengan frekuensi perubahan yang tinggi

4. Memberikan kesempatan yang sama untuk pengembangan ketrampilan integrasi

    maupun produk

5.Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang dengan beberapa jenis produk

KEKURANGAN STRUKTUR MATRIKS

1.Adanya wewenang ganda menimbulkan kebingungan dan frustasi

2.Karyawan perlu dilatih agar mempunyai ketrampilan dalam berhubungan dengan        

   karyawan lainnya

3.Menghabiskan banyak waktu untuk pertemuan koordinasi den penyelesaian

   masalah

4.Hanya bisa berjalan lancar jika karyawan mengerti sifat struktur matriks, menganut

    hubungan kolegial, bukan hubungan vertikal

e. Unsur-unsur Struktur Organisasi

1. Fungsi Strategic Apex dipegang oleh “penentu” kebijakan organisasi, yaitu Top     management yang diberi tanggung jawab atas keseluruhan organisasi

2. Fungsi Middle Line dipegang oleh orang/unit yang bertugas sbg penghubung     antara Strategic Apex dgn Operating Core.

3. Fungsi Technostructure dijalankan oleh orang/unit kerja yg berfungsi sbg “analis”

   yang melayani kepentingan organisasi dalam melakukan standarisasi tertentu

   dalam organisasi

4. Fungsi Support Staff seperti halnya Technostructure, ditempati oleh orang-orang  yang mengisi unit staf yang memberi jasa pendukung tidak langsung kepada

   organisasi.

5.    Fungsi Operating Core dijalankan oleh unit/individu yang berhubungan langsung    dengan “klien”. Satuan pelaksana , yang melakukan pekerjaan dasar yang      berhubungan dengan produksi (barang / jasa )

Soal latihan

1.    Jelaskan yang dimaksud struktur organisasi!

2.    Jelaskan bentuk-bentuk struktur organisasi!

3.    Jelaskan keunggulan dari masing-masing bentuk struktur organisasi!

4.    Jelaskan kelemahan dari masing-masing bentuk struktur organisasi!

5.    Jelaskan unsur struktur organisasi!

Tugas Kelompok

Buatlah kelompok masing masing kelompok terdiri dari 4 orang, maka :

1.    Kunjungi kantor disekitar tempat tinggal Mu!

2.    Amati bentuk struktur organisasi kantor  di daerah tempat tinggal Mu!

3.    Buat laporan dari hasil kunjungan secara tertulis!

4.    Presentasikan di depan kelas laporan hasil pengamatan tersebut!

3.  Menjelaskan  Komunikasi kantor

1.      Berkomunikasi di tempat kerja

Agar didalam berkomunikasi di tempat kerja dapat dilakukan secara efektip,   maka harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut.

1)                  Memahami pengertian komunikasi

2)      Memahami unsur-unsur komunikasi, yang meliputi adanya komunikator, berita atau pesan, komunikan/penerima berita, dan respon atau tanggapan.

3)      Memilih media komunikasi yang tepat, yang terdiri dari media komunikasi audial, media komunikasi visual, dan media komunikasi audio-visual.

4)      Azas-azas komunikasi yang harus diperhatikan adalah kemudahan dalam pengeiriman informasi, informasi mudah dimengerti, kesamaan pengertian, penggunaan alat komunikasi yang sederhana, dan informasi harus bermanfaat

5)      Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah difahami oleh pihak audiens, maka komunikator harus memahami dan menerapkan prinsip-prinsip berbicara efektif yang meliputi tahap pendahuluan, isi atau materi dan penutup.

6)      Agar pesan atau informasi yang diterima mudah difahami, maka komunikan harus dapat menerapkan teknik mendengarkan yang efektif.

7)      Agar konflik di tempat kerja dapat dihindari dan diatasi, maka setiap anggota organisasi harus mampu mengidentifikasi terjadinya konflik dan memberikan solusi untuk mengatasi konflik.

8)      Solusi untuk mengatasi konflik di tempat kerja dapat dilakukan dengan menghindari sumber konflik, netralisasi sikap, mengubah sikap, blending atau mencari titik persamaan, dan understanding atau memecahkan masalah bersama-sama.

2.      Memberi bantuan pada pelanggan

Memberikan bantuan kepada pelanggan sangat berkaitan erat dengan masalah pelayanan prima. Pelayanan prima (excellent service) adalah suatu pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan.

a.      Sikap Dalam Bekerja

Dalam bekerja kita tidak seorang diri, melainkan dalam bentuk tim. Oleh karena kita bekerja dalam tim maka perlu memperhatikan sikap terhadap orang lain, baik atasan, teman sekerja, maupun anak buah. Berikut ini diuraikan bagaimana kita harus bersikap  dalam bekerja.

1.  Sikap terhadap rekan kerja

·         Bersikap baik dan bersahabat dalam melaksanakan koordinasi

·         Menghindari ucapan atau kata-kata yang tidak sopan, atau tidak pantas untuk diucapkan

·         Menghindari sikap dan ucapan yang bernada bermusuhan

·         Menjauhi sikap berprasangka buruk terhadap atasan dan teman sekerja

·         Tidak membicarakan kelemahan atasan dan teman sekerja didepan umum

2..  Sikap terhadap atasan

·         Menghindari sikap menolak tugas yang menjadi tanggungjawabnya

·         Tidak bersikap mengambil muka dan mengorbankan teman sekerja

·         Tidak mengambil kebijakan melampaui atasan dalam hal menyangkut keputusan

·         Mengusahakan agar atasan selalu memperoleh informasi yang benar

·         Menunjukkan kerja sama yang baik, jujur dan penuh pengabdian

·         Menghargai tanggungjawab, wewenang, dan kebijakan atasan

3.  Sikap terhadap bawahan

·         Tidak bersikap terlalu lugas dan suka membual

·         Tidak menjanjikan hal-hal yang kiranya tidak dapat dipenuhi

·         Tidak mengkhianati kepercayaan yang diberikan oleh bawahan

·         Bersikap bijaksana dalam mengambil suatu keputusan

·         Bersikap terbuka dan transparan dengan menerima dan menampung pengaduan dan keluhan bawahannya

·         Menerima dengan bijaksana segala kritik dan saran-saran yang sifatnya membangun

4. Penanganan Keluhan Pelanggan

Penanganan keluhan pelanggan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pelayanan prima. Oleh karena itu, menanggapi dan menangani keluhan pelanggan perlu mendapatkan prioritas dalam penangannya. Penanganan keluhan pelanggan dapat dimulai dengan mengidentifikasi sumber permasalahan yang menyebabkan pelanggan merasa tidak puas. Sumber masalah harus diatasi agar dimasa mendatang tidak terjadi lagi masalah yang sama.

Ketidak puasan pelanggan akan semakin besar apabila keluhannya tidak segera ditangani dengan baik. Hal ini dilakukan agar jangan sampai pelanggan berprasangka buruk atau negatif (negative thinking) terhadap perusahaan. Pelanggan hanya menginginkan pihak perusahaan dapat menunjukkan perhatian terhadap ketidak puasannya.

Terdapat lima cara dalam menangani keluhan pelanggan, yaitu:

a.              Bersikap empati terhadap pelanggan yang kecewa

b.             Kecepatan dalam menangani keluhan

c.              Kewajaran atau keadilan dalam memecahkan permasalahan keluhan

d.             Kemudahan bagi pelanggan untuk menghubungi perusahaan

e.              Menerapkan konsep Total Quality Service (TQC)

Konsep Total Quality Service (TQC) berfokus pada lima bidang sasaran, yaitu:

·      Fokus kepada pelanggan

·      Keterlibatan total

·      Pengukuran

·      Dukungan sistematis

·      Perbaikan berkesinambungan

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa menanggapi dan menangani keluhan pelanggan merupakan salah satu prinsip pelayanan prima yang harus diperhatikan oleh tenaga pelayan/penjual atau perusahaan

3.      Bekerja dalam satu tim

Dalam bekerja kita tidak seorang diri, tetapi bekerja dengan orang lain dalam satu tim. Oleh karena itu, kita perlu mempelajari prinsip-prinsip bekerjasama dalam satu tim. Bagaimanakah prinsip-prinsip bekerjasama dalam satu tim itu, akan diuraikan seperti berikut ini.

a.  Pengertian tim

Dilihat dari asal katanya tim (team) merupakan terjemahan dari kata Inggris, yaitu together, everyone, dan achieves, yang artinya bekerjasama. Maksudnya jika sesuatu pekerjaan dikerjakan dengan cara bekerjasama maka akan dapat mencapai hasil yang lebih baik.

Tim merupakan bentuk khusus dari kelompok kerja yang berbeda dengan bentuk-bentuk kelompok kerja yang lainnya. Tim beranggotakan orang-orang profesional yang dikoordinasikan untuk bekrjasama dalam menangani suatu tugas atau pekerjaan tertentu.Dengan kata lain tim adalah sekelompok orang dengan berbagai latar belakang keahlian yang menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

b.  Ciri-ciri sebuah tim

Ciri-ciri sebuah tim adalah sebagai berikut.

·         Setiap anggota tim mempunyai ciri dan identitas yang sama

·         Setiap anggota tim mengetahui misi, tujuan dan sasaran yang ingin dicapainya

·         Setiap anggota tim dibawah seorang pimpinan yang sama

·         Setiap anggota tim merasakan dampak keberhasilan dan kegagalan

·         Setiap anggoata tim saling bekerja sama dan berkolaborasi dalam melaksanakan tugas

·         Tim terdiri dari berbagai macam orang dengan latar belakang keahlian berbeda-beda.

c.  Faktor-faktor pembentukan tim

Faktor-faktor yang mendasari pembentukan tim adalah sebagai berikut

·         Pemikiran dua orang atau lebih cenderung lebih baik dari pada hasil pemikiran satu orang

·         Konsep sinergi (1+1 > 2), yaitu bahwa hasil keseluruhan (tim) jauh lebih baik dari pada jumlah bagiannya

·         Anggota timdapat saling mengenal dan saling percaya, sehingga mereka dapat saling membantu dan bekerja sama.

·         Kerja sama tim dapat menyebabkan komunikasi terbina dengan baik

Tim atau kelompok kerja umumnya bermuara untuk mensukseskan tujuan suatu organisasi. Tim merupakan pengembanganm dari suatu manajemen strategi dalam suatu organisasi, institusi, atau perusahaan. Kelompok kerja ini merupakan unit yang fundamental dari suatu organisasi.

Orang pada umumnya setuju bahwa dalam lingkungan pekerjaan jarang terjadi bahwa suatu keberhasilan merupakan hasil dari prestasi satu orang. Keberhasilan itu merupakan hasil prestasi bersama seluruh anggota tim.

d.  Karakteristik sebuah tim

Tidak semua kumpulan orang dapat dikatakan suatu tim. Untuk menjadi suatu tim, kumpulan orang itu harus mempunyai karakteristik sebagai berikut.

·         Ada kesepakatan terhadap misi tim

·         Semua anggota mentaati peraturan yang berlaku

·         Adanya pembagian tugas, tanggungjawab dan wewenang

·         Dapat beradaptasi terhadap perubahan

Dengan demikian jelaslah bahw sekumpulan orang belum tentu merupakan suatu tim. Sebab orang-orang yang berada dalam suatu kelompok atau perkumpulan belum tentu dapat bekerja sama, mempunyai misi dan tujuan yang sama, serta dapat saling pengertian dan saling membantu.

e.  Prinsip-prinsip kerja sama tim

prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam membentuk suatu tim adalah sebagai berikut.

1)                Identitas pribadi anggota tim

Sudah merupakan hal yang alami jika seseorang ingin tahu apakah mereka cocok berada di dalam suatu tim atau tidak. Faktor saling percaya antar anggota tim merupakan hal yang sangat penting. Oleh karena itu setiap anggota tim harus saling mengenal identitas dan karakter pribadi maisng-masing. Suatu tim tidak akan dapat berjalan secara efektif jika para anggotanya tidak merasa cocok satu sama lain.

2)        Hubungan antar anggota tim

Agar setiap anggota tim dapat bekerja sama, mereka tentu saja harus saling mengenal, saling berhubungan, dan saling berkomunikasi. Untuk itu dibutuhkan waktu bagi anggoata tim yang berasal dari berbagai latar belakang pendidikan, politik, dan status sosial budaya yang berbeda-beda untuk saling mengenal dan bekerja sama.

3)                Manfaat Dan Tujuan Bekerja Dalam Tim

Bekerja dalam bentuk tim akan lebih efektif dari pada bekerja sendiri-sendiri. Untuk memahami apa saja manfaat dan tujuan bekerja dalam tim dapat diikuti uraian berikut ini.

1)        Fungsi dan manfaat bekerja dalam tim

Bekerja dalam tim memiliki banyak fungsi dan manfaat. Fungsi bekerja dalam tim antara lain dapat mengubah sikap, perilaku, dan nilai-nilai pribadi, serta dapat turut serta dalam mendisiplinkan  anggota lainnya. Anggota tim yang menyimpang dapat ditekan dan diluruskan dengan kewajiban untuk mematuhi dan melaksanakan aturan atau norma yang berlaku dalam tim. Selain itu tim dapat digunakan untuk pengambilan keputusan, merundingkan, dan bernegosiasi (bargaining). Anggota tim dengan latar belakang yang berbeda-beda mungkin mungkin saja membawa perspektif atau pengaruh positif terhadap proses pengambilan keputusan.

Tim tidak hanya penting dan bermanfaat pada organisasi saja, tetapi juga memberikan manfaat bagi individu para anggotanya. Tim dapat menyediakan kepuasan sosial bagi para anggotanya. Manfaat lain dari tim adalah meningkatkan komunikasi interpersonal diantara para anggotanya.

Secara lebih rinci manfaat bekerja dalam tim adalah sebagai berikut.

Manfaat bagi organisasi.

·                    Meningkatkan produktivitas kerja

·                    Meningkatkan kualitas kerja

·                    Meningkatkan mentalitas kerja

·                    Meningkatkan kemajuan organisasi

Manfaat bagi anggota

·       Stress atau beban akibat pekerjaan akan berkurang

·                    Tanggung jawab atas pekerjaan dipikul bersama

·                    Memperoleh balas jasa dan penghargaan

·                    Sebagai media aktualisasi diri

·                    Dapat menyalurkan bakat dan kemampuannya

2)        Tujuan bekerja dalam tim

Pada dasarnya tujuan bekerja dalam tim didasarkan pada prinsip kesatuan tujuan, prinsip efisiens, dan prinsip efektivitas. Untuk lebih jelasnya dapat diikuti uraian berikut ini.

Kesatuan tujuan

Setiap anggota tim tentu saja mempunyai kesaman tujuan. Prinsip kesatuan tujuan ini mencakup kesamaan visi, misi dan sasaran program kerja tim. Apabila suatu program garapan atau proyek harus diselesaikan selama suatu periode waktu tertentu maka pola pelaksanaan kerja tim harus disesuaikan dengan prinsip kesatuan tujuan.

Efisensi

Suatu tim adalah efisien jika setiap anggota menyelesaikan tugas atau pekerjaan secara cepat, efisien, dan efektif. Suatu tim yang efisien adalah tim yang bekerja tanpa pemborosan dan kecerobohan, sehingga memberi kepuasan kerja.

Efektivitas

Tujuan bekerja dalam tim, antara lain untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja. Suatu tim disebut efektif jika telah memiliki cirri-ciri sebagai berikut.

·                     Tujuan yang jelas dan operasional

·                     Keterampilan yang memadai

·                     Komitmen

·                     Saling percaya

·                     Komunikasi yang baik

·                     Kemampuan negosiasi

·                     Kepemimpinan yang tepat

3.  Menyadari Tujuan, Tugas Dan Tanggung Jawab Dalam Tim

Setiap anggota tim tentu saja harus menyadari tujua, tugas, dan tanggung jawabnya. Bagaimana menyadari tujuan, tugas, dan tanggung jawab dalam tim dapat dijelaskan sebagai berikut.