ADMINISTRASI PERKANTORAN

MATERI BIDANG KEPEGAWAIAN

Pengaturan kepegawaian harus merupakan suatu sistem yang mencakup perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi. Pelaksanaan kegiatan dari perencanaan sampai evaluasi disebut manajemen. Sehingga seharusnya pengaturan, program, pelaksanaan, dan evaluasi dalam bidang kepegawaian harus dalam bentuk sistem manajemen SDM yaitu bidang kepegawaian yaitu tenaga kerja. Oleh karenanya pengelolaan bidang kepegawaian di YPK Klaten seharusnya merupakan sistem manajemen untuk mencapai tujuan organisasi yang termuat dalam visi misi YPK Klaten. Maka harus memahami pengertian sistem dan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM).
Pengertian sistem adalah sebagai berikut:
Menurut William A. Shrode serta Dan Voich:
1. Sistem mempunyai tujuan, sehingga perilaku kegiatannya mengarah pada tujuan tersebut.
2. Sistem itu merupakan suatu keseluruhan yang bulat dan utuh.
3. Sistem memiliki sifat terbuka.
4. Sistem saling berkaitan.
5. Sistem melakukan kegiatan transformasi.
6. Dalam sistem ada/mempunyai mekanisme kontrol.

Dari pengertian tersebut dihubungkan dengan tugas pegawai khusus kantor YPK Klaten, maka:
1. Pelaksanaan kegiatan perkantoran YPK Klaten harus berdasarkan dan bertujuan untuk mewujudkan visi dan misi YPK Klaten.
2. Kepegawaian terbagi dalam berbagai bidang pekerjaan di kantor ini yaitu bidang administrasi umum, bidang keuangan, bidang kepegawaian/personalia. Satu dengan yang lain tidak dapat terlepas harus menjadi suatu keseluruhan yang bulat dan utuh. Misal: ada kekeliruan dalam konsep, kesalahan pengetikan, kesalahan informasi, kesalahan menulis status pegawai, kesalahan dalam menentukan perhitungan gaji/penerapan tabel gaji, kesalahan pembayaran gaji, ini tanda adanya keharusan sistem.
3. Sifat terbuka artinya pembagian bidang tugas dalam suatu sistem harus pasti tetapi juga harus dapat mempunyai pemahaman bidang tugas yang lain. Jadi seorang pegawai tidak hanya memahami satu bidang tugas tetapi dituntut dapat memahami paling tidak mempunyai pengetahuan bidang tugas yang lain. Misal: bidang tugas kepegawaian harus menguasai pengetahuan bidang tugas keadministrasian, bidang keuangan.
4. Sistem adalah kegiatan transformasi/pembaharuan sehingga harus membentuk jiwa dan pola pemikiran yang sewaktu-waktu mengalami perubahan tetapi tidak keluar dari tujuan utama.
5. Sistem saling berkaitan itu sebagai implikasi dari sifat yang bulat dan utuh.
6. Sistem ini harus ada mekanisme kontrol ® person yang melakukan kontrol harus mempunyai/menguasai tiap pelaksanaan bidang tugas artinya benar/tidaknya pelaksanaan tugas dan harus dapat membetulkan. Mekanisme ini ditentukan dalam tata kelola perkantoran yaitu KTU melakukan koordinasi yaitu sebagai koordinator dan melaksanakan kontrol ® bukan dipilih karena paling tinggi pangkat tetapi karena jabatan KTU.
Kepegawaian tidak hanya membidangi bidang tugas tertentu tetapi harus menyeluruh mencakup semua bidang tugas dalam suatu organisasi kegiatan dalam hal ini kegiatan penyelenggaraan usaha di bidang pendidikan. Meskipun pengertian sistem adalah universal tetapi ada ciri-ciri khusus dalam tiap-tiap usaha YPK Klaten bergerak dalam bidang usaha persekolahan yang berlandaskan keagamaan ditekankan pada sifat/bidang sosial tetapi tidak terlepas dari pengertian organisasi usaha dalam bentuk yayasan.
Sistem kepegawaian YPK Klaten sesuai dengan visi dan misi harus mempunyai ciri khusus sebagai berikut:
1. Pegawai tidak hanya dituntut kepatuhan dan kesetiaan terhadap pimpinan tetapi lebih dikembangkan komitmennya pada pekerjaan arti pentingnya dalam keadaan mendesak dapat melaksanakan tugas meskipun belum ada perintah dan pekerjaan tidak boleh terhenti seandainya ada keadaan perubahan, misal perubahan dalam hal ini organisasi yayasan karyawan ® harus komitmen dengan pekerjaan dnegan bertanggung jawab.
2. Pegawai tidak difokuskan untuk berkompetisi kemajuan dirinya sendiri tetapi difokuskan kerjasama untuk kepentingan bersama.
3. Orientasi kerja pegawai tidak terpancang pada kepangkatan tetapi bergeser pada jaringan kerja profesional.
4. Dalam hal ini di YPK Klaten khusus Kantor YPK hubungan terutama antara Pengurus dan pegawai terbuka ada tanggung jawab bersama artinya saling mengontrol dan pegawai tidak hanya pelaksana menunggu perintah tetapi harus mempunyai program kerja dan inovasi dalam pelaksanaan tugas disertai evaluasi hasil. Jadi jangan hanya rutinitas tetapi bekerja dengan berdasarkan kondisi dan skala prioritas.

Manajemen Dalam Bidang Kepegawaian
Bidang kepegawaian tugasnya adalah melaksanakan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM). Bidang kepegawaian atau bidang personalia dalam sistem lama fungsinya hanya merekam riwayat hidup pegawai/karyawan, latar belakang pendidikan, masa kerja, status pegawai dan gaji yang harus dibayar. Dalam sistem baru bagian kepegawaian harus dapat mengkaji kebutuhan tenaga kerja setiap waktu yaitu masa sekarang dan masa depan. Bagian personalia menjadi bagian/devisi. Pengembangan SDM bagian personalia harus sensitif terhadap perubahan baik level global, nasional, dan lokal.
Konsultan manajemen SDM menyampaikan pengelolaan SDM sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi skill dan kualitas SDM yaitu melalui seleksi penjaringan ataupun seleksi secara periodik.
2. Memilih SDM yang memiliki kinerja tinggi dan potensial.
3. Menilai kinerja dan keahlian SDM.
4. Memberi kompensasi yang memadai kepada tenaga kerja yang terampil dan memiliki keahlian.
5. Membangun lingkungan kerja yang baik.
6. Meningkatkan motivasi untuk perbaikan kinerja.
Dalam suatu organisasi harus melaksanakan strategi pemberdayaan (empowerment ) SDM, artinya pemberian tanggung jawab dan wewenang kepada pegawai untuk berinisiatif dengan rambu-rambu peraturan dalam melaksanakan program/tugas. Pemberdayaan mempunyai pengertian bahwa pemimpin mempunyai peran strategi dalam proses pemberdayaan. Pemberdayaan sebagai agen perubahan karena dalam pemberdayaan ada distribusi kekuasaan sehingga pemimpin dituntut untuk memiliki kesadaran pada distribusi kekuasaan, ini sebagai tindakan kaderisasi dan peningkatan kemampuan secara berkesinambungan supaya SDM yang dimiliki mampu mencapai produktivitas dan kinerja yang optimal (hlm. 122). Dalam pelaksanaan empowerment harus ada komunikasi yang terbuka antara manager/yang melaksanakan manajemen dengan karyawan/pegawai, dalam hal ini pegawai tidak hanya melaksanakan tugas tetapi harus memiliki kesempatan untuk mendapatkan pelajaran (sharing knowledge ) dari karyawan lain sehingga dapat terbentuk satu tim yang valid.
Tahapan dalam empowerment :
1. Mengembangkan pemahaman secara menyeluruh mengenai pemberdayaan.
2. Membuat daftar kegiatan yang dapat mendukung pemberdayaan.
3. Menyeleksi berbagai kegiatan dnegan skala prioritas.
4. Memahami adnaya “harapan” kita dapat melaksanakan pekerjaan dengan penuh tanggung jawab.
5. Menetapkan waktu untuk memulai dan sharing untuk kemajuan secara individual dan kelompok.
6. Menciptakan, menjaga, dan meningkatkan saling kepercayaan dalam manajemen pemberdayaan SDM.
7. Menilai kemajuan/pelaksanaan pemberdayaan harus ada evaluasi untuk mengukur tingkat keberhasilan.
Manajemen SDM akan mengalami kekacauan karena tidak ada balance / keseimbangan antara tuntutan kerja dan perhatian. Gejala kekacauan:
1. Tidak merasa dihargai, tidak tahu bagaimana meraih kesuksesan.
2. Tidak mengikuti aturan yang ada.
3. Membicarakan permasalahan pekerjaan tidak dalam komunikasi yang formal.